6 choses que chaque chef d’entreprise devrait faire avant une réunion du conseil

La plupart des réunions du conseil sont des mises à jour administratives qui n’accomplissent pas grand-chose d’autre que d’informer les membres du conseil sur les performances de l’entreprise depuis la dernière réunion du conseil.

Si vous adhérez à l’argument selon lequel un conseil d’administration fort peut réellement vous aider, alors ce post exposera comment vous aider à avoir des réunions plus productives en vous préparant correctement à l’avance.

Comment rendre votre réunion du conseil d’administration vraiment efficace

1. Créez un ensemble d’indicateurs clés de performance pour la façon dont vous gérez l’entreprise. Vous devriez commencer par un solide ensemble d’indicateurs clés de performance (ICP) pour la façon dont vous gérez votre entreprise que votre équipe de direction utilise indépendamment des communications du conseil. Je sais que c’est évident, mais je trouve que beaucoup d’équipes de direction ne sont pas disciplinées sur la façon dont elles mesurent le succès (autre que le reporting financier standard… et même cela peut être  » à la sauvette  » parfois).

Une fois que vous avez des KPI pour la façon dont vous gérez, vous devriez les soumettre aux membres du conseil d’administration pour savoir s’ils pensent qu’il vous manque quelque chose. Faites-leur faire un travail pour se mettre d’accord sur ce à quoi ressemblerait le succès. Souvent, les membres du conseil d’administration eux-mêmes ne font pas le travail nécessaire pour dire « Quelles mesures aimerions-nous voir ? » Parfois, ils ne savent même pas. Lire cet article pour comprendre pourquoi le comex est bénéfique

2. Décidez quels sont vos problèmes les plus stratégiques. Environ six semaines avant votre réunion du conseil d’administration, vous devriez rencontrer l’équipe de direction qui assiste ou prépare les réunions du conseil d’administration et convenir des problèmes les plus importants sur lesquels l’entreprise travaille. Cela peut inclure : la collecte de fonds, les choix de développement de produits, les ventes, l’efficacité du marketing, la concurrence, le développement commercial, M&A…peu importe. Mais quels sont les problèmes clés avec lesquels la direction est aux prises ? Vous pouvez rédiger cela sous forme de narration en 3-5 points clés. Lorsque vous les avez identifiés, vous pouvez vous mettre d’accord sur les points que vous pensez être pertinents pour le conseil. 

3. Créez une courte présentation de stratégie/discussion. Créez une présentation de 5 à 10 pages dans votre logiciel de présentation préféré sur toutes les questions clés avec lesquelles vous êtes aux prises. Il s’agit en quelque sorte d’une « amorce » pour le conseil d’administration, ou comme certains PDG l’appellent, d’une « prélecture ». C’est une façon de cadrer le problème que vous voulez aborder. Si vous avez des mesures clés ou des chiffres financiers qui accompagnent la pré-lecture, c’est encore mieux.

4. Créez un ordre du jour du conseil. Je créerais un ordre du jour du conseil à l’avance en mettant particulièrement l’accent sur les sujets et les allocations de temps. Soyez très spécifique et déterminé sur le temps que vous prévoyez de passer dans chaque domaine. Je suis surpris de voir à quel point la plupart des conseils d’administration sont peu doués pour la gestion du temps et combien de temps les conseils d’administration allouent à des sujets moins importants et se retrouvent à bâcler des sujets plus importants.

L’ordre du jour doit avoir un but précis. Pensez à vous-même aux objectifs de la journée, à ce qui est important pour vous et au temps que vous voulez allouer à cela. Si vous commencez par l’administration (évaluations 409a, attribution de petites options d’achat d’actions, procès-verbaux du conseil d’administration) et que vous passez ensuite 20 minutes à faire cela… c’est de votre faute. Je déteste commencer par des choses sans importance. Nous prenons l’avion pour nous asseoir et examiner des attributions d’actions à 0,02 % ? Dans mon esprit, les trucs les moins importants devraient être à la fin de la réunion. 

5. Faites sortir votre dossier financier 72 heures à l’avance. 90+ pour cent des dossiers financiers sortent 1 à 2 jours avant la réunion du conseil, et je pense que 65 % sortent un jour avant. Les membres du conseil disposent d’un temps limité pour les lire, les digérer, les comparer à la dernière réunion du conseil et rédiger des questions. Il n’est pas étonnant que la réunion du conseil se transforme en une réunion de mise à jour financière. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les membres du conseil reçoivent un dossier à midi la veille d’une réunion du conseil, mais qu’ils n’aient pas trois autres réunions la veille, de sorte qu’au mieux, ils le liront probablement dans la soirée. Si vous établissez une habitude de trois jours à l’avance (72 heures), personne n’a d’excuse pour ne pas les lire et vous avez des raisons solides pour ne pas les approfondir pendant la réunion du conseil.

6. Envoyez votre ordre du jour à chaque membre du conseil individuellement ou organisez des appels à l’avance.
Envoyez l’ordre du jour à l’avance et demandez des  » pré-appels  » pour voir s’ils souhaitent ajouter des points à l’ordre du jour du conseil ou s’ils pensent que ces sujets sont les bons. Si vous avez le temps de faire votre deck stratégique à l’avance, cela vaut également la peine de l’envoyer.

Je pense que dans les conseils d’administration les mieux gérés, le PDG a des appels de 30 à 45 minutes avec chaque membre non exécutif du conseil d’administration avant la réunion réelle du conseil pour parcourir les finances en tête-à-tête et parcourir les informations stratégiques et l’ordre du jour.